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圓桌展覽||國外參展流程及注意事項

點擊:- 更新時間:2018-11-17 來源:圓桌展覽

企業通過國外參展來拓展新市場,是一種不錯的營銷方式,也是大多企業與貿易公司獲取訂單的絕佳渠道。國外參展不僅能接觸到意向客戶,還能了解同行信息及時把握行業發展趨勢樹立公司國際形象。但是,許多企業對于國外參展還不是太了解,今天,小編為您提供國外參展具體流程及注意事項作參考,一起去看看吧!


        一、確定參展計劃,制定目標
        對于許多中小型的企業來說,如何參對展、參好展,爭取效果最大化,都是一個非常深奧的命題,企業需要根據自身的因素,選擇最適合自己的展會。
        因為出國參展會涉及到簽證申請、補貼申請以及展品出境運輸等環節,一般國內簽證審批需1~2個月,而展品要提前2個月運輸出境,所以我們建議最少提前12個月確定參展目標,制定參展計劃等事宜。
        二、提前報名參展,預定展會(需提前10個月或更早)
        需要注意展會舉行的時間,因為有些展會大概2-3年舉行一次,熱門的展會更需要提前一年報名參展。所以企業在確定參展目標后,應盡快與展覽公司聯系報名,填寫參展申請表,支付訂金,預訂展位。
        填寫參展報名申請表的時候,為保障自身利益,需要注意相關規定條款,展位面積數量,一些額外的展會服務收費等。
        另外,展位位置對于企業的參展效果也是起著舉足輕重的作用,越早預訂越容易取得最有利的展位。
        三、確認展位,交付余款(提前10個月)
        當您報名成功后,您會收到展覽公司給您的展會分配結果,如果企業對于不滿意的展位可要求更換,只有正式確認之后,再交清余款,簽訂最終參展合同,此時你的參展時間地點才算完全確定下來了。
        四、展臺設計,展品選擇(提前6個月)
        展臺設計對于公司來說非常重要,企業可以交于參展公司代辦。 當然,您也可以根據自己的創意,自行展臺設計或提交設計方案給展覽公司。
        在一項“關于一個企業展覽成功因素”的調查中,”展品具有吸引力“這一項比重高達40%。因此選擇獨特的(讓你在同行中脫穎而出、給客戶留下深刻印象的)、具有代表性(代表企業最高技術水平的)的展品參展是重中之重。
        五、設計贈品與宣傳畫冊(提前5個月)
        想要讓觀眾留下好的印象,參加展會必不可少的是贈品與企業宣傳畫冊。送與顧客的贈品體現了一個展會的附加價值,贈品要與公司產品或品牌形象相關,但又要實用的(可提高留存率增加曝光機會),比如日本的一家布料企業把贈品設計成一塊精美的眼鏡布,并在布料上印有企業的相關信息,這不僅和企業性質相關,而且對于戴眼鏡的人非常實用,還有不錯的宣傳效果。
        六、確定參展名單,宣傳展會(提前4個月)
        需要確定好出國參展人員的具體名單與相關資料,展覽公司將會安排好簽證、酒店、機票等事宜。
        為了達到更好的展覽效果,企業應主動出擊,通過各種線上線下渠道(利用粉絲多的微信微博號宣傳、線上廣告、線下傳單、媒體、行業論壇、展會論壇等)進行展會宣傳,提前聯系邀請目標客戶,這樣可極大提高您展會的參觀率,為你的展會制造羊群效應,從而實現更多的成交。
        七、展品運輸與保護(提前3~4個月)
        展品運輸這一塊尤為重要,展品可以由推薦的公司運輸,也可以企業自己找貨代公司運輸。(自己聯系的話大多數只能是拼箱了,運輸的準時性和安全性遠沒有展覽公司統一集裝運輸的好)。展品會在國內裝箱集貨,然后統一海運,達到展覽國完成清關后,統一安排倉庫存儲。
        八、護照辦理,簽證申請(提前2~3個月)
        要出國就一定要有護照和簽證。簡單來說,護照是國際通行證明,而簽證是各個不同國家的入門卷。
        護照是一定要本人辦理,由本人攜帶身份證戶口本去其戶口所在地的出入境管理部門申請。
        而簽證一般可由展覽公司代辦,但也需要本人提供相關的材料,需要注意的是美國簽證需要本人親自去面試辦理。
        九、出國參展補貼申請(符合資格的企業參展前登記,參展后提交資料自行申請)
        申請出國參展補貼可以為企業省下一筆不少的開支,據悉,中小企業出國參展補貼政策已經實施多年,但仍有許多企業不知如何申請補貼,由于申請參展補貼的相關信息較多,可以咨詢本網客服為您解答。
        十、到達展覽國,清點展品
        到達展覽地后,清點所有展品,確認展覽活動方案,安排人員分工,安排展會期間的銷售工作,客戶跟進工作等。
        最后如果要成為一名合格的展商,在國外參展的時候必須要注意兩點,一是要有微笑親和的態度,二是要主動出擊。一場國際性的展會,參展的企業非常多,觀眾也非常多,可以盡可能多地擴大面談客商基數,增加合作成功幾率。

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